Contoh pembukuan kos-kosan: template Excel gratis + cara otomatis

“Pembukuan kos itu ribet.” Kalimat ini sering terdengar dari pemilik kos yang belum menemukan sistem yang tepat. Kenyataannya, pembukuan kos tidak harus rumit—yang penting adalah punya format yang benar dan konsisten mengisinya.

Masalahnya, banyak pemilik kos yang bingung harus mulai dari mana. Seperti apa format pembukuan yang benar? Kolom apa saja yang harus ada? Bagaimana cara menghitung profit bersih?

Dalam artikel ini, Anda akan melihat contoh pembukuan kos yang siap pakai—mulai dari pencatatan pemasukan, pengeluaran, hingga rekap bulanan. Kami juga menyediakan template Excel gratis yang bisa langsung diunduh, plus cara otomatis bagi Anda yang ingin lebih praktis.

Mengapa pembukuan kos itu penting?

Sebelum masuk ke contoh, mari segarkan kembali mengapa pembukuan layak mendapat perhatian serius.

Tahu profit sebenarnya

Pemasukan sewa 10 kamar × Rp 1.500.000 = Rp 15 juta per bulan. Terlihat besar, kan? Tapi setelah dikurangi listrik area umum, air, internet, gaji penjaga, perbaikan, dan pajak—berapa yang tersisa? Tanpa pembukuan, angka ini hanya tebakan.

Deteksi masalah lebih awal

Tunggakan yang menumpuk, pengeluaran perbaikan yang melonjak, atau occupancy yang menurun—semua ini terlihat jelas dari pembukuan yang rapi. Tanpa catatan, masalah baru terasa saat sudah besar.

Siap saat musim pajak

Penghasilan sewa dikenakan PPh 4(2) sebesar 10%. Dengan pembukuan yang rapi, menghitung dan melapor pajak tinggal lihat total pemasukan—tidak perlu rekonstruksi data setahun di menit terakhir. Baca panduan lengkap pembukuan kos untuk pajak untuk detail lebih lanjut.

Dasar keputusan bisnis

Mau naikkan harga sewa? Tambah fasilitas WiFi? Renovasi kamar mandi? Semua keputusan ini lebih tepat jika berdasarkan data keuangan yang akurat, bukan perasaan.

Contoh 1: Pembukuan pemasukan sewa

Ini adalah catatan paling dasar yang harus dimiliki setiap pemilik kos. Setiap pembayaran yang masuk harus dicatat dengan detail berikut:

Format tabel pemasukan

No	Tanggal	Nama Penyewa	Kamar	Sewa (Rp)	Jumlah Bayar (Rp)	Sisa (Rp)	Metode	Keterangan
1	2026-02-05	Andi Pratama	A1	1.500.000	1.500.000	0	Transfer BCA	Lunas Feb
2	2026-02-03	Budi Santoso	A2	1.500.000	1.500.000	0	Tunai	Lunas Feb
3	2026-02-10	Citra Dewi	A3	1.200.000	0	1.200.000	-	Belum bayar
4	2026-02-10	Dian Kusuma	B1	1.800.000	1.800.000	0	Transfer BRI	Lunas Feb
5	2026-02-15	Eko Wijaya	B2	1.200.000	0	1.200.000	-	Belum bayar
			TOTAL	7.200.000	4.800.000	2.400.000		Lunas: 3, Belum: 2

Contoh template Excel rekap pembayaran sewa dan data penyewa

Yang perlu diperhatikan

Kolom “Sisa” sangat penting untuk melacak tunggakan. Dengan formula =Sewa - Jumlah Bayar, Excel otomatis menghitung siapa yang masih punya sisa bayar
Kolom “Metode” membantu saat rekonsiliasi dengan mutasi rekening bank
Kolom “Keterangan” untuk catatan tambahan seperti “Bayar sebagian, sisa akhir bulan”
Buat satu sheet per bulan agar rapi dan mudah dibandingkan

Tip: Jangan campur deposit penyewa dengan pemasukan sewa. Deposit bukan pemasukan—ini kewajiban yang harus dikembalikan. Buat tabel terpisah untuk mencatat deposit.

Contoh 2: Pembukuan pengeluaran

Mencatat pemasukan saja tidak cukup. Tanpa catatan pengeluaran, Anda tidak bisa menghitung profit bersih.

Format tabel pengeluaran

No	Tanggal	Kategori	Deskripsi	Kamar/Area	Jumlah (Rp)	Metode	Bukti
1	2026-02-01	Operasional	Listrik area umum	Umum	450.000	Auto-debit	Ada
2	2026-02-01	Operasional	Air PDAM	Umum	280.000	Transfer	Ada
3	2026-02-01	Operasional	Internet WiFi	Umum	500.000	Auto-debit	Ada
4	2026-02-05	Operasional	Gaji penjaga	Umum	800.000	Tunai	Kwitansi
5	2026-02-08	Perawatan	Servis AC	A1, A2	300.000	Tunai	Nota
6	2026-02-12	Perbaikan	Pipa bocor	B1	350.000	Tunai	Nota
7	2026-02-15	Perawatan	Bola lampu, sapu	Umum	85.000	Tunai	Struk
8	2026-02-20	Administrasi	Iuran keamanan	Umum	70.000	Tunai	Kwitansi
				TOTAL	2.835.000

Kategori pengeluaran yang disarankan

Jangan terlalu banyak atau terlalu sedikit. Empat kategori ini sudah cukup untuk kebanyakan kos:

Kategori	Contoh	Frekuensi
Operasional	Listrik, air, internet, gaji	Setiap bulan
Perawatan	Servis AC, pest control, perlengkapan	Berkala
Perbaikan	Pipa bocor, kunci rusak, cat ulang	Tidak terduga
Administrasi	Pajak, iuran RT/RW, asuransi	Bulanan/tahunan

Penting: Catat pengeluaran sekecil apapun. Beli bola lampu Rp 15.000, bayar tukang Rp 50.000—pengeluaran kecil ini menumpuk. Dalam setahun, totalnya bisa jutaan rupiah.

Contoh 3: Rekap bulanan (laporan laba rugi)

Ini adalah ringkasan yang menggabungkan pemasukan dan pengeluaran menjadi satu gambaran lengkap.

Format rekap bulanan

REKAP KEUANGAN KOS GRIYA ASRI
Periode: Februari 2026
========================================

A. PEMASUKAN
   Sewa kamar (5 kamar)      : Rp  7.200.000
   Biaya listrik penyewa     : Rp    750.000
   Denda keterlambatan        : Rp     50.000
   ----------------------------------------
   TOTAL PEMASUKAN            : Rp  8.000.000

B. PENGELUARAN
   Operasional tetap          : Rp  2.030.000
   Perawatan                  : Rp    385.000
   Perbaikan                  : Rp    350.000
   Administrasi               : Rp     70.000
   ----------------------------------------
   TOTAL PENGELUARAN          : Rp  2.835.000

C. RINGKASAN
   PROFIT BERSIH (A-B)        : Rp  5.165.000
   Profit Margin              : 64,6%
   Occupancy Rate             : 100% (5/5 kamar)
   Tingkat Kolektibilitas     : 66,7% (3/5 lunas)
   Tunggakan                  : Rp  2.400.000

D. CATATAN
   - Citra (A3) dan Eko (B2) belum bayar
   - Pipa kamar B1 sudah diperbaiki
   - AC kamar A1 dan A2 sudah diservis

Metrik yang harus dipantau

Metrik	Rumus	Target Sehat
Profit margin	Profit ÷ Pemasukan × 100%	60-75%
Occupancy rate	Kamar terisi ÷ Total kamar × 100%	Di atas 85%
Kolektibilitas	Pembayaran diterima ÷ Total tagihan × 100%	Di atas 90%
Biaya per kamar	Total pengeluaran ÷ Jumlah kamar	Semakin rendah semakin baik

Untuk analisis lebih dalam tentang metrik ini, baca cara buat laporan keuangan kos yang rapi.

Contoh 4: Pembukuan data penyewa

Selain keuangan, data penyewa juga bagian penting dari pembukuan kos.

Format tabel data penyewa

No	Nama	No. KTP	No. HP	Kamar	Tgl Masuk	Sewa/Bulan (Rp)	Status
1	Andi Pratama	3201234567890001	081234567890	A1	2025-01-15	1.500.000	Lunas
2	Budi Santoso	3201234567890002	082345678901	A2	2025-02-01	1.500.000	Lunas
3	Citra Dewi	3201234567890003	083456789012	A3	2025-03-10	1.200.000	Belum Bayar
4	Dian Kusuma	3201234567890004	084567890123	B1	2025-01-20	1.800.000	Lunas
5	Eko Wijaya	3201234567890005	085678901234	B2	2025-04-01	1.200.000	Belum Bayar

Informasi tambahan yang bisa ditambahkan

Tanggal keluar (jika sudah ditentukan)
Kontak darurat
Deposit (jumlah yang dibayar)
Catatan khusus (alergi, jadwal kerja shift, dll.)

Tip: Data KTP penyewa bersifat sensitif. Jika menggunakan spreadsheet, pastikan file dilindungi password. Alternatif yang lebih aman: gunakan aplikasi yang menyimpan data terenkripsi seperti Kamaru. Baca panduan kelola dokumen penyewa digital untuk detail lengkap.

Template Excel gratis

Kami sudah menyiapkan template Excel yang mencakup semua contoh di atas. Template ini berisi:

Sheet yang tersedia

Rekap Pembayaran — Tabel pemasukan sewa per bulan dengan formula otomatis (total, lunas/belum bayar)
Data Penyewa — Database penyewa lengkap dengan NIK, kontak, dan status

Cara menggunakan template

Unduh template dari link di bawah
Duplikasi sheet “Rekap Pembayaran” untuk setiap bulan baru (klik kanan tab → Move or Copy → Create a copy)
Isi data penyewa di sheet “Data Penyewa” saat ada penyewa baru
Update pembayaran setiap kali ada pembayaran masuk
Review rekap di akhir bulan

Download template

Download Template Excel Gratis

Kelebihan template ini

Formula otomatis untuk total dan sisa bayar
Conditional formatting: hijau untuk lunas, merah untuk belum bayar
Siap cetak (format A4)
Bisa digunakan di Excel maupun Google Sheets

Keterbatasan template Excel

Meski berguna, template Excel punya keterbatasan:

Tidak ada reminder otomatis — Anda harus ingat sendiri siapa yang belum bayar
Foto KTP terpisah — File foto harus disimpan di folder lain
Rawan salah ketik — Tidak ada validasi input untuk NIK atau nominal
Sulit diakses dari HP — Spreadsheet tidak nyaman diedit di layar kecil
Tidak ada backup otomatis — Kecuali menggunakan Google Sheets atau OneDrive
Tidak terhubung — Data penyewa, pembayaran, dan laporan ada di sheet berbeda tanpa integrasi

Cara otomatis: pembukuan dengan aplikasi

Jika Anda mengelola lebih dari 5 kamar atau ingin proses yang lebih praktis, cara otomatis bisa menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.

Bagaimana cara kerjanya di Kamaru

Dengan Kamaru, pembukuan terjadi secara otomatis saat Anda mengelola properti sehari-hari. Tidak ada sheet terpisah yang harus diisi—semuanya terintegrasi.

Pencatatan pemasukan:

Setiap kali Anda mencatat pembayaran sewa, data otomatis masuk ke laporan keuangan. Termasuk nama penyewa, kamar, tanggal, jumlah, dan metode pembayaran.

Riwayat pembayaran penyewa dengan status dan detail transaksi

Pencatatan pengeluaran:

Catat pengeluaran operasional, perawatan, dan perbaikan langsung di aplikasi. Pilih kategori, masukkan nominal, dan selesai.

Riwayat pengeluaran properti dengan filter per bulan dan kamar

Laporan otomatis:

Dari data yang sudah tercatat, Kamaru otomatis menghitung ringkasan keuangan—pemasukan, pengeluaran, saldo, tunggakan, dan occupancy rate. Bisa difilter per properti dan per periode.

Ringkasan laporan keuangan dengan pemasukan, tunggakan, dan riwayat transaksi

Ekspor laporan:

Perlu laporan dalam format file? Ekspor ke PDF atau CSV langsung dari aplikasi.

Laporan arus kas dengan opsi ekspor PDF dan CSV

Pelajari fitur ini lebih detail di panduan laporan keuangan dan panduan pencatatan pengeluaran.

Perbandingan: Excel vs cara otomatis

Kriteria	Template Excel	Kamaru
Harga	Gratis	Gratis (fitur dasar), Pro untuk laporan lengkap
Waktu setup	15-30 menit	5 menit
Input data	Ketik manual	Catat pembayaran → otomatis masuk laporan
Laporan	Buat manual setiap bulan	Otomatis dari data yang tercatat
Akses dari HP	Terbatas	Penuh
Foto KTP	Folder terpisah	Terintegrasi di profil penyewa
Backup	Manual (kecuali Google Sheets)	Cloud otomatis
Reminder tunggakan	Tidak ada	Segera hadir
Cocok untuk	Kos kecil (1-5 kamar)	Semua ukuran kos

Rekomendasi

Kos 1-5 kamar, baru mulai: Template Excel sudah cukup. Fokus bangun kebiasaan mencatat yang konsisten dulu
Kos 5-10 kamar: Pertimbangkan beralih ke aplikasi. Waktu yang dihemat dari input manual mulai terasa
Kos 10+ kamar: Sangat disarankan menggunakan aplikasi. Mengelola spreadsheet untuk puluhan penyewa dan transaksi per bulan akan sangat melelahkan

Tips pembukuan yang konsisten

Metode apapun yang Anda pilih, kunci suksesnya adalah konsistensi. Berikut tips agar pembukuan Anda tetap rapi:

Catat saat itu juga

Jangan tunda. Begitu pembayaran masuk—baik transfer maupun tunai—langsung catat. Menunda satu hari saja bisa membuat Anda lupa detail seperti nominal atau metode pembayaran.

Tentukan jadwal review

Sisihkan 15-30 menit di akhir setiap minggu untuk review catatan. Pastikan semua pembayaran sudah tercatat dan tidak ada yang terlewat. Di akhir bulan, buat rekap lengkap.

Simpan semua bukti

Foto setiap nota, kwitansi, dan struk. Untuk pembayaran transfer, screenshot bukti transfer. Simpan dalam folder digital yang terorganisir per bulan.

Pisahkan rekening bisnis

Jika semua transaksi kos masuk ke rekening terpisah, rekonsiliasi menjadi jauh lebih mudah—tinggal cocokkan catatan dengan mutasi rekening.

Jangan skip pengeluaran kecil

Beli sapu Rp 25.000? Catat. Ganti bola lampu Rp 15.000? Catat. Pengeluaran kecil yang tidak dicatat bisa menumpuk menjadi jutaan rupiah per tahun dan membuat profit terlihat lebih besar dari kenyataannya.

Kesalahan pembukuan yang sering dilakukan

Hanya mencatat pemasukan

Ini kesalahan paling umum. Banyak pemilik kos yang rajin mencatat siapa yang sudah bayar, tapi tidak pernah mencatat pengeluaran. Akibatnya, profit yang “terasa” besar ternyata tidak sefantastis itu setelah semua biaya dihitung.

Mencatat deposit sebagai pemasukan

Deposit atau uang jaminan bukan pemasukan. Ini adalah kewajiban yang harus dikembalikan saat penyewa keluar. Mencampurnya dengan pemasukan sewa akan mengacaukan laporan keuangan dan berpotensi menyebabkan lebih bayar pajak.

Tidak konsisten

Rajin mencatat di bulan Januari dan Februari, lalu skip sampai Juni. Data yang hilang selama 3 bulan sangat sulit direkonstruksi dan membuat laporan tahunan tidak akurat.

Terlalu banyak format

Pemasukan dicatat di buku tulis, pengeluaran di Notes HP, data penyewa di WhatsApp. Saat perlu merekap, Anda harus buka 3-4 sumber berbeda. Gunakan satu sistem saja—entah itu Excel atau aplikasi.

Untuk kesalahan lainnya, baca 10 kesalahan fatal pemilik kos yang harus dihindari.

FAQ

Apakah pemilik kos wajib punya pembukuan?

Secara hukum, setiap wajib pajak yang memiliki penghasilan dari sewa wajib mencatat pemasukan untuk keperluan pelaporan pajak. Secara praktis, pembukuan juga penting untuk mengetahui kondisi keuangan bisnis Anda yang sebenarnya.

Berapa sering harus update pembukuan?

Idealnya setiap kali ada transaksi. Minimal seminggu sekali untuk review dan akhir bulan untuk rekap. Semakin sering, semakin akurat.

Bisa pakai Google Sheets sebagai pengganti Excel?

Ya, bahkan lebih baik dalam beberapa hal. Google Sheets gratis, otomatis tersimpan di cloud, dan bisa diakses dari HP. Template yang kami sediakan juga kompatibel dengan Google Sheets.

Bagaimana kalau sudah telat mulai dan tidak ada catatan bulan-bulan sebelumnya?

Mulai dari sekarang. Tidak perlu merekonstruksi data yang sudah lewat—itu hanya akan membuat Anda frustrasi dan malas melanjutkan. Fokus mencatat mulai bulan ini dengan konsisten.

Apakah Kamaru bisa menggantikan Excel sepenuhnya?

Untuk pencatatan pembayaran, data penyewa, dan laporan keuangan—ya. Kamaru menangani semua itu secara terintegrasi. Untuk kebutuhan yang sangat custom (misalnya pivot table kompleks atau analisis khusus), Anda bisa mengekspor data ke CSV dan mengolahnya di Excel.

Kesimpulan

Pembukuan kos tidak harus rumit. Yang penting adalah memilih format yang tepat dan konsisten mengisinya. Mulai dari yang sederhana:

Catat setiap pemasukan — siapa bayar, kapan, berapa
Catat setiap pengeluaran — untuk apa, berapa, kategori apa
Buat rekap bulanan — hitung profit bersih, pantau metrik penting
Review dan evaluasi — bandingkan bulan ke bulan, identifikasi masalah

Jika Anda baru mulai, unduh template Excel gratis kami dan mulai isi hari ini. Jika ingin lebih praktis, coba cara otomatis dengan aplikasi.

Siap merapikan pembukuan kos Anda? Download Kamaru gratis—catat pembayaran, kelola penyewa, dan lihat laporan keuangan dalam satu aplikasi. Setup hanya 5 menit.